1. ERP 시스템 도입
가. ERP 도입의 필수 조건
ERP를 도입할 시에는 반드시 다음과 같은 대표적인 사항을 고려해야 합니다. 첫째, 통합성(Integration)으로, ERP는 논리적으로 관련이 있는 업무는 항상 연결이 되어 처리가 되도록 설계되어야 한다는 것입니다. 즉, 기존의 정보시스템이 회계부문, 물류부문이 별도로 구성되었던 것과는 달리 기업 내의 데이터를 관리하는 시스템이 완전하게 통합되어야 합니다.
그리고 생산, 구매, 판매, 재무 및 관리회계, 자금 등 기업 내의 기능을 통합화함으로써 작업 및 자료의 중복, 자료간의 불일치를 원천적으로 배제하여 회사의 업무 프로세스를 최적화 하고 비효율을 제거해야 합니다.
둘째, 실시간 처리(Real-time Processing)로서 실시간 처리는 모든 시스템이 통합되어 논리적 으로 관련이 있는 업무는 항상 연결되어 처리되도록 설계됨과 동시에, 관련 정보들은 해당 업무에 필요한 정보로서 원시정보의 생성과 동시에 실시간으로 자동 반영되는 것을 의미합니다. 셋째, 유연성(Flexibility)으로서 ERP는 어느 한 회사나 특정 업종만을 대상으로 한 것이 아니라, 범용적으로 다수의 기업 업무에 적용이 가능하도록 개발되어야 한다는 것입니다. 물론 업종별로 고유의 프로세스가 존재할 수 있으나 상당부분의 업무 프로세스는 기본적으로 제공 되는 ERP기능으로 사용 가능해야 합니다.
그리고 이렇게 ERP가 유연성을 가지기 위해서는 처리 로직이나 기능 수행을 한 방향으로 고정시키는 방식(Hard-coding)으로 설계되면 안 되고, 회사의 프로세스나 요구사항에 맞도록 시스템상의 여러 파라미터들을 설정하는 방식으로 설계되어야 합니다. 이렇게 함으로써 개발기 간은 단축되고 시스템의 유지보수가 용이해 집니다.
넷째는 업그레이드의 용이성입니다. 정보기술은 경영환경과 같이 급속도로 변화하고 있는데 이에 따라 기업들은 자사 정보시스템의 기능을 자주 향상시켜야 합니다. ERP업체들은 이에 따라 업그레이드가 용이하도록 자사의 제품을 지속적으로 개발해야 하며, 새로 개발된 시스템 은 기존의 시스템을 용이하게 지원 가능해야 합니다. 마지막 다섯 번째로는 사용자 편의성(End-user computing)을 들 수 있습니다. ERP가 클라이언트 서버(Client Server)환경 하에 통합성과 실시간 데이터 처리를 가능하도록 설계됨으로써 시스템 사용자가 시스템 내에 저장된 데이터를 쉽게 조회하고 분석가능해야 하며, 필요한 경우 출력을 하거나 타 프로그램으로 다운로드할 수 있도록 해야 합니다. 또한 최근에 들어서는 인터넷의 사용이 급증함에 따라 웹을 지원해야 합니다.
나. ERP 패키지의 도입 방법
1) ERP 패키지 채택의 중요성
최근까지 기업의 업무 애플리케이션 시스템의 대다수는 하나부터 열까지 모든 프로그램을 개발하는 수작업방식(주문제작 방식)이 주류였습니다. 개발을 담당하는 것은 대기업의 경우에는 자사의 정보시스템 부문이며 중소기업의 경우는 외부 소프트웨어 업체였습니다. 그리고 개별적으로 개발, 구축된 자사의 독자적인 업무 애플리케이션 시스템이 생산, 판매, 물류, 회계, 인사 등의 기간업무별로 효율향상을 위해 이용되고 일정한 성과를 올려왔습니다. 그러나 이런한 수작업방식으로는 현재의 경영환경의 변화 속도에 대응할 수 없습니다. ERP 시스템 구축 시 ERP 패키지를 채용하는 것은 종래의 수작업방식과 비교해 장점이 많습니다. 지금까지의 ERP 패키지 채용 성공사례에서 일반적으로 다음과 같은 장점 및 효과를 기대할 수 있습니다.
* 개발기간의 단축: ERP 패키지는 이름 그대로 복수의, 그리고 대규모 기업의 기간업무 전체를 대상으로 설계된 기성품 소프트웨어 제품이기 때문에 지금까지 시스템개발에서 행해지던 업무분석, 설계 그리고 프로그래밍 등의 단계를 생략 할 수 있습니다. 그리고 ERP 패키지 공급업체가 제공하는 베스트 프랙티스를 반영한 업무모델의 템플릿을 이용하거나, 프로세스를 표준화한 도입방법을 활용하여 ERP 시스템의 본격 가동까지의 개발기간을 대폭 단축할 수 있습니다.
* 총 개발비용의 절감: ERP 패키지가 제공하는 업무모델이나 기능을 최대한 활용하는, 즉 현재의 업무 내용이나 업무수행 방법을 재검토해 ERP 패키지는 가능한 부합시킴으로써 패키지의 수정이나 추가적인 시스템의 유지보수 (maintenance)가 용이하고 서비스 또한 충실하기 때문에 ERP 패키지 도입후의 운용에 필요한 비용도 절감할 수 있습니다.
* 도입에 따른 리스크 최소화: 개발기간의 장기화, 총 개발비용의 증가, 도입후의 과부하 등 신규 정보시스템 도입에 따른 리스크가 자주 거론됩니다. 그러나 패키지 소프트웨어로서 의 완성도와 신뢰성이 보증된 ERP 패키지는 패키지 개발 시에 성정된 모든 이용환경에서 가동될 수 있습니다. 따라서 대폭적인 수정이나 커스터마이즈를 가하지 않는 한, 도입에 따른 각종 리스크를 줄일 수 있습니다.
* 단계적 도입이 가능: 생산, 판매, 회계인사 등의 기간업무 각각에 대응한 모듈로 구성된 ERP 패키지에서는 각 모듈간의 독립성이 고도로 유지 되고 통합 데이터베이스를 매개로 관련지어져 있습니다. 따라서 도입기업의 사정에 맞추어 수요가 많은 모듈부터 단계적으로 ERP 시스템을 구축할 수 있습니다. 이런 한 단계적 도입으로 ERP 패키지 도입에 동반하는 리스크를 최소화할 수 있습니다.
* 과거의 도입실적에서 축적된 노하우를 활용: ERP 패키지를 이미 도입한 선진기업의 성공 사례나 동업 종 기업의 활용사례를 통해 축적된 기업모델이나 업무흐름이 템플릿으로 풍부하게 제공되기 때문에 자사의 시스템 구축에 참고할 수 있습니다. 또한 개선된 도입방법을 이용할 수 있기 때문에 ERP 패키지의 도입이 원활하게 이루어질 수 있습니다.
2) 확장형 ERP 패키지의 기능
이와 같은 전통적인 ERP의 개념 정의가 현실적으로 유효함에도 불구하고 오늘날 ERP에 대한 기대와 그 활용도는 급속도로 확대되고 있는 실정입니다. 오늘날 기업은 전 세계에서 우수한 기업들과 무한경쟁을 치러야 하며 고객의 욕구와 경쟁자의 변화 움직임에 즉각적으로 대응하는 초스피드를 구가할 수 있어야 합니다. 또한 복잡 다양한 업무를 소화하기 위해 급속도로 발전하는 정보기술을 활용하여야 합니다. 특히 ERP에 대한 기대는 비즈니스의 글로벌화, 리엔지니어링, 업무 기능의 통합, 변화에의 적응력과 스피드 요구, 전략적 제휴와 아웃소싱, 클라이언트/서버 구조의 구현, 시스템의 재구축 필요, 원장형의 데이터베이스 구축 등 경영환경 적응을 위한 업무처리의 효율화와 전략의 수립 및 실현을 위한 요구조건들로부터 출발합니다.
이와 같은 기대원인과 필요성에 의해 ERP 시스템이 향후 조직의 정보시스템으로서 중요한 축을 이룰 것으로 기대되고 있는데, 특히 ERP 시스템이 갖는 장점과 기대효과를 보면 ERP는 더욱 기능을 확대할 것이 전망됩니다.
먼저 경영적 측면에서 보면, 첫째, 제공된 표준모델을 이용하여 정보시스템 구축용이, 둘째, 강력한 OLAP(On-Line Analytical Processing) 기능을 통한 계획대비 실적에 대한 분석으로 정확한 의사결정의 지원, 셋째, 업무 프로세스의 정의, 실행 및 관리를 가능하게 함으로써 완벽한 관리시스템 구현, 넷째, 통계적 수치와 자료에 의한 시뮬레이션을 이용하여 기업 환경변화에 사전적으로 대처, 다섯째, 수요 예측 및 생산계획, 납품일정계획 등을 통한 고객서비스 증대, 여섯째, 업무의 표준화, 자료의 표준화에 의한 시스템 통합으로 정보의 일관성 유지 및 관리의 중복을 배제하여 업무 능률의 향상 도모 등의 효과가 있을 것입니다.
이와 같은 기대효과에 의해 ERP 시스템은 그 기능적 역할을 확대하면서 년 평균 30~70%의 비약적인 성장을 실현하고 있습니다. 가트너 그룹에 의하면, 2000년대에는 기업의 40% 정도가 새로운 ERP시스템으로 교체할 것이며, IDC 조사에 따르면, 향후 5년간 ERP 시장의 성장률은 50% 정도로서 폭발적인 성장세를 시현할 것입니다.
오늘날 정보기술의 발전에 따라 ERP 패키지의 기능과 역할이 실질적으로 확대되고 있는 점을 볼 때, ERP의 개념과 정의도 확대되어야 할 것입니다. 확장된 ERP는 “기업이나 단체의 회계, 인사, 물류, 제조, 서비스 등 전 분야에서 일어나고 있는 조직의 제반 기능들에 대하여 효과적으로 관리하고 통제할 수 있도록 지원하기 위한 통합 정보시스템”으로서, 전 세계적 차원에서의 통합 관리 및 전략 개발과 구현, 전자상거래 및 CALS 지원 기능도 포함하고 있어야 할 것입니다. 따라서 오늘날의 ERP 패키지는 관계 형 또는 객체지향형 DBMS60), GUI, 개방형시스템, 클라이언트/서버, 4세대언어, Web 지원, EDI, 워크플로우(workflow), 데이터 웨어하우스 등 최신정보기술을 지원할 수 있는 기능을 보유하여야 합니다.
